E-mail 已成為現代生活不可或缺的通訊工具,但頻繁查看信箱卻可能嚴重影響工作和學習效率。以下分享 5 個小技巧,幫助你奪回專注力,大幅提升工作學習表現。
1:分開公私合理安排查看時間
將工作用和私人用 E-mail 分開管理是第一步。私人信箱可安排在午休或下班後查看,避免工作時間受到干擾。這種做法能讓你在工作時段保持專注,同時不會錯過重要的私人信息。
2:果斷取消無用訂閱
你的收件匣中可能有七成是電子報訂閱,但真正有用的不到一成。果斷取消這些無用訂閱,包括垃圾郵件資料夾中的訂閱。這樣能大幅減少干擾,讓你專注在真正重要的信息上。
3:善用 VIP 功能優先處理要事
將重要聯絡人(如上司、客戶)的 E-mail 加入 VIP 或重要標籤。這樣你就能快速識別並優先處理重要信息,提高工作效率。
4:設定固定檢查時間避免頻繁干擾
每天固定 2-3 個時段查看 E-mail,而非隨時隨地查看。這能幫助你在其他時間專注工作,減少被 E-mail 打斷的次數,提高整體工作效率。
5:減少顯示在通知
手機每收到 E-mail 也會「通知」你,不過 iOS 只要到設定內的「電郵」,選「通知」後進入「自訂通知」,我們可關掉郵箱的提示及標記,但將 VIP、討論串通知開啟提示功能。這樣,iPhone 只會在有要郵件時才通知你。
透過這些簡單而有效的 E-mail 管理技巧,你將能夠重拾專注力,讓工作和學習效率有顯著提升。試著逐步實踐這些方法,相信你很快就能感受到改變帶來的好處。